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如何做好名片管理?

文章来源:www.shuaigangmj.cn发布时间:2015-12-11 13:36笔者:帅钢、模架

     到处交换来的名片,平时散满整桌,该用的时候找不到,成了你工作上的乱源;你该学学别人如何管理名片,增加商机了。 

名片是工作人最重要的资产,尤其对于业务、媒体工作者而言,做好名片管理,等于是建立自己的人际网络,也使人脉能够有条理地扩展、延伸出去。 在我的业务生涯中,一开始由于名片不多,也不知道该如何分类。工作一阵子之后,庞杂的名片让我意识到名片管理的重要性。

分层的分类逻辑

最传统的名片管理方式就是运用名片簿,并将名片信息输入计算机,用Excel的表格来管理,也等于是为名片提供备份,万一名片遗失,还有Excel里的档案可循。名片簿是最为基础的整理方式,其中的技巧不少,我在整理时也有自己的一套逻辑。

 起初我不懂得如何整理名片,只是拿名片簿,将同公司的名片放在一起。可是这么做的缺点是,你无法一眼看出隶属于同公司的名片,有何阶级与部门之间的关系。所以,我依产业别、公司别、阶级别、部门别的逻辑,层层管理名片簿。

 例如,我将培训业的名片归在同一本名片簿上,接着,同公司的名片放在一起。再来,我从董事长、总经理开始摆,其后是秘书,并在各部门主管之后接着摆其部门的下属,如此一来,上下位阶与部门之间的关系便一目了然,方便记忆。

 如果客户升迁、跳槽,给我新名片,旧的名片我仍然会予以保留,不会因为拿到新名片了,就把旧名片丢掉。因为这是对方的一个工作轨迹,如果你熟悉对方待过哪些公司、担任过哪些职位,对方会觉得深受重视,因为你对他过去的工作经历很熟悉、很注意。 此外,为因应名片不断增加,我采用活页式的名片簿,当名片有增有减时,我无须挪动后面所有名片的位置,只要移动活页即可。

名片簿中若有极少联络的冷门名片,我会以公司为类目另外归在一本名片簿或收起来。 但是我绝对不会丢掉冷门名片,因为这些冷门名片也是宝贵的数据库,日后万一有需要,仍可供查询。如此一来,也让我手边的那几本名片簿保持在一年之内经常需要接触、联络的状态,避免将所有名片都放在名片簿,让一堆名片簿排排坐,其中的名片却生熟不分。

用心管理名片

名片簿是基础数据库,要花心思整理;不过,工作人总是渴望名片资料能随身携带。带名片在身上是很累人的,抄在笔记本更是辛苦。过去我曾经将名片信息以计算机打字、输出后贴在笔记本上,随身携带;但是PDA个人数字助理器出现后,我已经完全改用PDA,辅以坊间许多输入名片的软件来建立可携的名片数据库了。

我通常在拜访客户回来之后,就立即将客户的信息输入PDA,几乎每天更新PDA里的名片信息;最慢在一星期内,我便会将新的名片数据输入PDA、并把名片归档到名片簿中。

每一、二个月,我就会整理名片簿,依据联络的频率筛选出较少与较常联络的名片,并且留意名片主人的最新动向,例如,是否已经升迁、跳槽等等,以整理新、旧名片。 除了人名与职称,现在我最在意的名片信息就是手机号码,只有手机是最实时能找到人的。因此,在PDA上我只输入对方最机动、实时的手机号码。

名片牵系起重要的人脉关系,为了避免无法立即记住对方姓名与职称的尴尬,我会依照自己每天的行程,留意今天将出席的场合和可能遇见的人,将我的名片簿拿出来复习、回想一遍。我在名片上也会留下注记,提醒自己什么时候、什么场合遇见这个人。

以业务员为例,客户的感觉最为直接,如果客户认为见过一次面,你就记住他,他对你的感受将大为不同。面对这么多业务员、这么激烈的市场竞争,客户之所以选择你的产品,一定是先喜欢上你的亲切感、你的用心。 所以,想要在职场上脱颖而出,可以从你的名片管理开始做起。

 

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